Александр Широков
Специалист по охране труда и пожарной безопасности Linxdatacenter
04.06.2020

Remote Hands, или Как работают дата-центры в условиях пандемии

Эпидемия COVID-19 на наших глазах меняет привычный уклад в самых разных областях жизни: Росавиация устанавливает новые правила авиаперелетов, кинотеатры готовятся к «шахматной» рассадке зрителей, а в магазины мы уже давно ходим вооруженными СИЗ и придерживаясь безопасного расстояния от других людей

Александр Широков

Специалист по охране труда и пожарной безопасности Linxdatacenter

Эпидемия COVID-19 на наших глазах меняет привычный уклад в самых разных областях жизни: Росавиация устанавливает новые правила авиаперелетов, кинотеатры готовятся к «шахматной» рассадке зрителей, а в магазины мы уже давно ходим вооруженными СИЗ и придерживаясь безопасного расстояния от других людей.

Эти изменения затронули и дата-центры, где постоянно присутствует технический персонал, а периодически и клиенты, обслуживающие свое оборудование. Как теперь будет выглядеть работа дата-центра в России, рассказывает Александр Широков, cпециалист по охране труда и пожарной безопасности на примере ЦОД Linxdatacenter.

Оставайтесь дома

Прежде всего отметим, что дата-центры относятся к предприятиям непрерывного действия и продолжали функционировать в полном объеме в условиях распространения коронавируса, когда многие компании остановили свою деятельность. ЦОДы всегда функционируют по схеме 365×7×24, а в текущих условиях, когда спрос на ИТ-ресурсы заметно вырос, их бесперебойная работа важна как никогда.

Чтобы максимально обезопасить людей, наш бизнес и бизнес наших клиентов, мы ввели новые инструкции по работе обеих российских площадок в Москве и Санкт-Петербурге.

Что изменилось для нас и для клиентов?

Сотрудники, присутствие которых на рабочих местах не было обязательным для обеспечения непрерывности работы ЦОДов, были переведены на удаленную работу.

В дата-центрах остались работать только те сотрудники, чье присутствие было необходимо для обеспечения непрерывности сервисов. Для них были введены дополнительные меры защиты:

  1. Строгое соблюдение дистанции как в рабочее, так и в свободное время.
  2. Отмена деловых встреч, экскурсий и командировок.
  3. Ежедневное измерение температуры тела на рабочих местах: если температура превышает значение 37,3°С, сотрудник или посетитель не допускается в ЦОД, ему рекомендовано обратиться к врачу.
  4. Соблюдение правил личной гигиены:
    • использование автоматов для надевания бахил;
    • использование санитайзеров для дезинфекции рук на входе в ЦОД и в течение рабочего дня;
    • регулярное мытье рук с использованием жидкого мыла и одноразовых полотенец;
    • избегание тактильных контактов;
    • минимизация очного общения в пользу телефонной, интернет связи и т. п.;
    • использование средств индивидуальной защиты (перчатки, маски) в случае, если очного контакта избежать не удается.
  5. Регулярное проветривание помещений дата-центров.
  6. Дезинфекция полов, ручек дверей, рабочих поверхностей, телефонов и клавиатуры компьютеров.

Крайне удачно незадолго до начала эпидемии мы завершили переход на новую систему мониторинга ЦОДа (BMS), главной «фишкой» которой стало удобное мобильное приложение для дежурных инженеров.

Теперь абсолютно все ключевые характеристики ЦОДа сгруппированы и представлены на одном экране смартфона/ монитора ответственного инженера, при этом реализована привязка к топографии ЦОДа. Специалисты дата-центра могут мониторить и контролировать состояние любого оборудования в машзалах из любой точки, а рабочие чаты в MS Teams ускоряют процессы, привязывая переписку дежурных инженеров к BMS.

Предыдущая BMS была намного менее удобная, не имела мобильного приложения и требовала постоянного физического присутствия инженеров в дата-центре. Останься мы с такой BMS сейчас, во время эпидемии, нам было бы намного сложнее реализовать принципы удаленной работы и социального дистанцирования людей.

Отсюда вывод — постоянное улучшение процессов при помощи ИТ может принести вам совершенно непрогнозируемую выгоду, там, где вы этого совсем не ждете.

Remote Hands для посетителей

Для снижения потока технических специалистов заказчиков на площадки дата-центров мы рекомендовали клиентам использовать услугу Remote Hands при выполнении внеплановых работ по дистанционному техобслуживанию и апгрейду оборудования: с начала периода самоизоляции и до ее отмены эта услуга предоставляется для таких задач бесплатно.

Статистически наибольшая посещаемость в наших ЦОДах наблюдается в понедельник и вторник. Мы попросили клиентов по возможности планировать свои визиты на другие дни недели, чтобы сократить количество людей, одновременно находящихся в ЦОДах.

В связи с вводом «масочного режима» с 12 мая доступ на площадки возможен только при наличии масок и перчаток.

Вирусная революция документооборота

Другое заметное влияние COVID-19 на рабочие процессы дата-центров коснулось документооборота в компании.

Так, вся клиентская документация направляется, начиная с марта 2020 года, на электронную почту ответственным лицам в формате PDF. Оригиналы документов будут предоставлены после нормализации эпидемиологической ситуации в стране, либо по срочному запросу контрагента в случае необходимости.

Также мы попросили контрагентов рассмотреть возможность оперативного перехода на работу посредством ЭДО. Linxdatacenter использует систему ЭДО «Контур Диадок» на протяжении последних двух лет. Эпидемия ускорила переход на электронный документооборот многих наших контрагентов: оказалось, что в критических условиях препятствий для ЭДО никаких нет!

Кадровый вопрос

Важную роль в COVID-адаптации компании сыграл отдел HR. Работа с сотрудниками, оказавшимися перед необходимостью сохранять продуктивность в условиях самоизоляции, потребовала отдельного фокуса.

Мы запустили марафон активностей для сотрудников, состоящий из нескольких модулей.

«А вам слабо?»

Задача сотрудников, принимающих участие в этом модуле, — снять короткое видео с демонстрацией своих навыков или достижений с призывом повторить или превзойти их уровень в ответном видео. В съемках могут быть задействованы члены семьи, домашние животные — в общем, те, кто разделяет с сотрудником компании бремя изоляции. По завершении — голосование за самое крутое видео.

«Наш ответ коронавирусу»

Чисто спортивный модуль, простой и понятный: бьем рекорды по количеству отжиманий и приседаний. Участники через WhatsApp сообщают координатору, сколько упражнений за день они сделали. По результатам месяца подводятся итоги и определяется победитель.

«Ученье — свет»

Марафон онлайн-тренингов, обучений и прочитанных книг. В течение апреля участники сообщают координатору о всех пройденных образовательных мероприятиях и литературе, прочитанной за месяц. В целом, в зачет идет любая активность в сфере интеллектуального развития. В конце месяца определяется наиболее продвинувшийся в этом направлении сотрудник.

«#Моеудаленноерабочееместо и #мойудаленныйрабочийlook»

«Ревизия» удаленных домашних офисов сотрудников компании. Участники делятся с координатором фотографиями рабочего места на «удаленке» с любимыми вещами, которые не дают скучать во время вынужденного отсутствия в офисе и помогают сохранять продуктивность. Модуль завершает голосование за самое креативное фото.

«5 o’clock tea»

Известно, что люди получают порцию эндорфинов, встречаясь в офисе с дружелюбными коллегами, болтая о прошедших выходных и обедая вместе. Чтобы немного разнообразить рабочие будни, наш HR отдел организовывает «5 o’clock tea»: онлайн-встречи за чашкой чая или кофе, на которых кто-то из сотрудников делится с другими полезной и интересной информацией — например, о прочитанной познавательной книге — или проводит мастер-класс, и мы обсуждаем услышанное. Темы самые разные: от вопросов экологии и здорового питания до последних изменений в законодательстве, так что каждый может почерпнуть для себя интересную информацию и высказать собственное мнение.

Удаленная работа лишает нас «гормонов счастья», поэтому крайне важно для сохранения психологического здоровья людей находить способы пообщаться вне рабочего контекста.

COVID-итоги

Конечно, лучше бы все оставалось по-прежнему, и необходимость переходить на аварийный режим работы ни у кого бы не возникала. Однако жизнь есть жизнь: нужно уметь обращать минусы в плюсы, и в этом отношении уже сейчас можно отметить положительное влияние новых реалий на процессы в дата-центрах.

Самоизоляция помогла нам обкатать сценарии переноса в онлайн-пространство максимального количества рабочих процессов: современные инструменты взаимодействия и совместной работы позволяют добиваться в этом направлении хороших результатов.

Скорее всего, большинство нововведений останется с нами навсегда. Сотрудники и клиенты дата-центров привыкнут к максимально удаленному решению всех вопросов, все перейдут на обмен документами в электронном виде. Требования к дезинфекции, соблюдению дистанции и индивидуальной защите в ЦОДах усилятся, а дата-центры продолжат тестировать и внедрять новые инструменты с одной целью: чтобы на площадках присутствовало как можно меньше людей, а оборудование и сервисы работали как точнейшие часы.

News and publications

You may also be interested in

Write to us

How we optimized customer data center management

Data center is a complex IT and engineering object, which requires professionalism at all levels of management: from managers to technical specialists and executors of maintenance works. Here's how we helped our client put operational management in corporate data centers in order.
 

Taras Chirkov, Head of Data Center in St. Petersburg  in St. Petersburg 

Konstantin Nagorny, chief engineer of data center in St. Petersburg.  in St. Petersburg 

Data center is a complex IT and engineering object, which requires professionalism at all levels of management: from managers to technical specialists and executors of maintenance works. Here's how we helped our client put operational management in corporate data centers in order.  

Management is in the lead 

The most advanced and expensive IT equipment will not bring the expected economic benefits if proper processes of engineering systems operation in the data center, where it is located, are not established.  

The role of reliable and productive data centers in today's economy is constantly growing along with the requirements for their uninterrupted operation. However, there is a big systemic problem on this front.  

A high level of "uptime" - failure-free operation of a data center without downtime - depends very much on the engineering team that manages the site. And there is no single formalized school of data center management.  

And there is no single formalized school of data center management.    

Nationwide  

In practice, the situation with the operation of data centers in Russia is as follows.  

Data centers in the commercial segment usually have certificates confirming their management competence. Not all of them do, but the very specifics of the business model, when a provider is responsible to the client for the quality of service, money and reputation in the market, obligates them to own the subject. 

The segment of corporate data centers that serve companies' own needs lags far behind commercial data centers in terms of operational quality. The internal customer is not treated as carefully as the external customer, not every company understands the potential of well-configured management processes. 

Finally, government departmental data centers - in this regard, they are often unknown territory due to their closed nature. An international audit of such facilities is understandably impossible. Russian state standards are just being developed.  

This all translates into a "who knows what" situation. "Diverse" composition of operation teams composed of specialists with different backgrounds, different approaches to the organization of corporate architecture, different views and requirements to IT departments.  

There are many factors that lead to this state of affairs, one of the most important is the lack of systematic documentation of operational processes. There are a couple of introductory articles by Uptime Institute which give an idea of the problem and how to overcome it. But then it's necessary to build the system by your own efforts. And not every business has enough resources and competence for that.  ⠀⠀  

Meanwhile, even a small systematization of management processes according to industry best practices always yields excellent results in terms of improving the resilience of engineering and IT systems.  

Case: through thorns to the relative order 

Let's illustrate by the example of an implemented project. A large international company with its own data center network approached us. The request was for help to optimize the management processes at three sites where IT systems and business-critical applications are deployed.  

The company had recently undergone an audit of its headquarters and received a list of inconsistencies with corporate standards with orders to eliminate them. We were brought in as a consultant for this as a bearer of industry competence: we have been developing our own data center management system and have been educating on the role of quality in operational processes for several years.  

Communication with the client's team began. The specialists wanted to get a well-established system of data center engineering systems operation, documented on the processes of monitoring, maintenance and troubleshooting. All this had to ensure optimization of the infrastructure component in terms of IT equipment continuity.  

And here began the most interesting part.  

Know thyself 

To assess the level of data centers in terms of compliance with standards, you need to know the exact requirements of the business to IT systems: what is the level of internal SLA, the allowable period of equipment downtime, etc.  

It became clear right away that the IT department did not know exactly what the business wanted. There were no internal criteria of service quality, no understanding of the logic of their own infrastructure.  

Colleagues simply had no idea what the permissible downtime for IT-related operations was, what the optimal system recovery time in case of a disaster was, or how the architecture of their own applications was structured. For example, we had to figure out whether a "crash" of one of the data centers would be critical to the application, or if there were no components affecting the application.  

Without knowing such things, it is impossible to calculate any specific operational requirements. The client recognized the problem and increased coordination between IT and the business to develop internal requirements and establish relationships to align operations.  

Once an understanding of the IT systems architecture was achieved, the team was able to summarize the requirements for operations, contractors, and equipment reliability levels.  

Improvements in the process 

Our specialists traveled to sites to assess infrastructure, read existing documentation, and checked the level of compliance of data center projects with actual implementation.  

Interviews with the responsible employees and their managers became a separate area of focus. They told what and how they do in different work situations, how the key processes of engineering systems' operation are arranged.  

After starting the work and getting acquainted with the specifics of the task the client "gave up" a little: we heard the request "just to write all the necessary documentation", quickly and without deep diving into the processes.  

However, proper optimization of data center "engineering" management implies the task to teach people to properly assess the processes and write unique documentation for them based on the specifics of the object.  

It is impossible to come up with a working document for a specific maintenance area manager - unless you work with him at the site continuously for several months. Therefore this approach was rejected: We found local leaders who were willing to learn themselves and lead their subordinates.  

Having explained the algorithm of documents creation, requirements to their contents and principles of instructions ecosystem organization, for the next six months we controlled the process of detailed writing of documentation and step-by-step transition of the personnel to work in a new way. 

This was followed by a phase of initial support for work on the updated regulations, which lasted one year in a remote format. Then we moved on to training and drills - the only way to put the new material into practice.  

What's been done 

In the process, we were able to resolve several serious issues.  

First of all, we avoided double documentation, which the client's employees feared. To this end, we combined in the new regulations the regulatory requirements applied to various engineering systems as standard (electrics, cooling, access control), with industry best practices, creating a transparent documentation structure with simple and logical navigation.   

The principle of "easy to find, easy to understand, easy to remember" was complemented by the fact that the new information was linked to the old experience and knowledge of the employees. 

Next, we reshuffled the staff of service engineers: several people turned out to be completely unprepared for the change. The resistance of some was successfully overcome in the course of the project through the demonstration of benefits, but a certain percentage of employees turned out to be untrained and unresponsive to new things.  

But we were surprised by the company's frivolous attitude to its IT infrastructure: from the lack of redundancy of critical systems to the chaos in the structure and management.  

In 1.5 years the engineering systems management processes have been pumped up to the level that allowed the company's specialists to successfully report "for quality" to the auditors from the headquarters.  

With the support of the operating component development pace the company will be able to pass any existing certification of data centers from leading international agencies.  

Summary 

In general, the prospects of consulting in the field of operational management of data centers, in our opinion, are the brightest.  

The process of digitalization of the economy and the public sector is in full swing. Yes, there will be a lot of adjustments in the launch of new projects and plans for the development of old ones, but this will not change the essence - the operation should be improved at least to improve the efficiency of already built sites.  

The main problem here: many managers do not understand what thin ice they are walking on, not paying proper attention to this point. The human factor is still the main source of the most unpleasant accidents and failures. And it needs to be explained.  

Government data center projects are also becoming more relevant now and require increased attention in terms of operations: the scope of government IT systems is growing. Here, too, the development and introduction of a system of standardization and certification of sites will be required.  

When the requirements to public data centers in Russia at the level of legislation will be reduced to a standard, it can be applied to commercial data centers, including for the placement of public IT resources.  

The work in this area is ongoing, we are participating in this process in consultation with the Ministry of Digital and by building competencies for teaching courses on data center operation at the ANO Data Center. There is not much experience on such tasks in Russia, and we believe that we should share it with colleagues and clients. 

Remote Hands, или Как работают дата-центры в условиях пандемии

BEST, money transfer and payments operator

business challenge

The customer faced a technical issue with a persistent BGP session flag with Linxdatacenter hardware. We examined the problem and found out that one of customer’s hosts was under a DDoS attack.

Because of the distributed nature of the attack, traffic couldn’t be filtered effectively, and disconnecting the host from the external network wasn’t an option. The attack stopped after changes in the server configuration, but resumed the day after. A 5.5 Gbps attack overloaded the junctions with internet providers, affecting other Linx Cloud users. To mitigate the effects of the attack, we employed a dedicated DDoS protection service.

Solution

To ensure the continuous availability of resources hosted in Linx Cloud, we rerouted all the customer’s traffic through StormWall Anti-DDoS system. The attack was stopped within half an hour. To prevent future cyberattacks, we organized all connections to the customer’s resources through the StormWall network.

client:

BEST, money transfer and payments operator

business challenge

The customer faced a technical issue with a persistent BGP session flag with Linxdatacenter hardware. We examined the problem and found out that one of customer’s hosts was under a DDoS attack.

Because of the distributed nature of the attack, traffic couldn’t be filtered effectively, and disconnecting the host from the external network wasn’t an option. The attack stopped after changes in the server configuration, but resumed the day after. A 5.5 Gbps attack overloaded the junctions with internet providers, affecting other Linx Cloud users. To mitigate the effects of the attack, we employed a dedicated DDoS protection service.

Solution

To ensure the continuous availability of resources hosted in Linx Cloud, we rerouted all the customer’s traffic through StormWall Anti-DDoS system. The attack was stopped within half an hour. To prevent future cyberattacks, we organized all connections to the customer’s resources through the StormWall network.

Thank you for your inquiry, we will get back to you shortly!