Николай Ляшук
24.07.2020

Почтовый переезд: как мы меняли бэкап электронной почты с Acronis на Veeam

Вы уже теряли важные электронные письма? Помните это ощущение легкого ужаса, нарастающего по мере того, как проваливается попытка за попыткой восстановления? Сделать электронную почту абсолютно неуязвимой вряд ли получится, а вот процесс восстановления облегчить можно

Вы уже теряли важные электронные письма? Помните это ощущение легкого ужаса, нарастающего по мере того, как проваливается попытка за попыткой восстановления? Сделать электронную почту абсолютно неуязвимой вряд ли получится, а вот процесс восстановления облегчить можно. Меня зовут Николай Ляшук, и сегодня я поделюсь опытом адаптации нового инструмента бэкапа корпоративной почты в Linxdatacenter.

Важные письма

Электронная почта продолжает оставаться наиболее распространенным способом коммуникации, личной и деловой. Так, по данным Statista, к 2022 году в мире будет отправлено и получено более 347 миллиардов электронных писем.

В корпоративной переписке любого бизнеса с более или менее продолжительной историей работы хранится множество важных сведений, объем которых, к тому же, постоянно увеличивается.

Иметь программное обеспечение для резервного копирования электронной почты – совершенно необходимое условие. Бэкап электронного почтового ящика на компьютере, внешнем жестком диске или в облаке позволяет сохранить доступ к сообщениям при самых неблагоприятных сценариях нарушения периметра ИБ, даже если хакеры взломают ваш ящик или почтовый сервер компании.

До недавнего времени мы в Linxdatacenter использовали для бэкапа корпоративной почты Acronis Cloud Backup Solutions, однако приняли решение о переезде на Veeam Backup for Microsoft Office 365.

Чем мы руководствовались при запуске проекта миграции?

Бэкап-решение для электронной почты от Acronis больше рассчитано на средний и малый бизнес, тогда как Veeam специализируется на бэкап-решениях вплоть до уровня Enterprise и предлагает выбор из множества лицензий, с большим потенциалом масштабирования, а также широкими возможностями по интеграции с другими элементами ИТ-системы.

Решение Veeam обладает более широкими возможностями: например, нет ограничений по выбору расписания, в отличие от Acronis Cloud Agent for Office 365, а бэкап почты может храниться как локально, так и в облаке. Функционал Veeam позволяет делать бэкап почты и с on-premises почтового сервера.

Также Veeam полностью открыт для прямой интеграции со всеми провайдерами глобальных облачных платформ, поэтому на базе бэкап-решения от Veeam можно легко настроить, например, хранение третьей копии данных у такого провайдера в качестве дополнительной подстраховки.

Однако был еще один важный для нас фактор: именно решение Veeam мы предлагаем своим клиентам в качестве бэкап-инструмента при размещении в нашем облаке. Мы решили использовать в своей собственной повседневной практике те ИТ-инструменты, которые сами же и продаем. Это лучшая мотивация для клиентов, которые видят, что провайдер, образно выражаясь, «живет по своим же заветам».

Как это было

Итак, нам требовалось обеспечить перенос 29 архивов почтовых ящиков сотрудников компании с контентом, подчас содержащим в себе годы рабочей переписки. В системе Microsoft Exchange существовало ограничение на размер одного ящика, в результате чего приходилось делать архивы. Общий объем переносимых данных составил около 100 Гб.

Казалось бы: не самый большой объем, сложностей возникнуть не должно. Однако, как обычно, дьявол проекта скрывался в деталях: в данном случае – в полном отсутствии каких-либо инструментов интеграции между решениями двух вендоров. Никаких шин, API, шлюзов и т.д., чтобы «перелить» ящики из Acronis в Veeam, не существует в природе. Это обстоятельство, вдобавок к полному отсутствию у нас опыта подобных проектов, привело к миграции в ручном пошаговом режиме.

Сам процесс состоял из нескольких этапов:

  • Получить список активных ящиков.
  • Сравнить его со списком ящиков в бэкапе Acronis.
  • Выбрать бэкапы для восстановления.
  • Создать для восстановления почтовые ящики в Office 365, так как перенос из одного бэкапа в другой невозможно сделать напрямую. Чтобы оптимизировать использование лицензий Microsoft, создавались ящики совместного пользования (shared mailbox).
  • Уточнить у администратора подробности: смена имени ящика из-за смены фамилии, необходимость восстановления ящика из бэкапа, какие-то дополнительные нюансы.
  • Восстановить бэкапы из Acronis, при восстановлении указав соответствующий ящик совместного пользования. Каждый ящик восстанавливался вручную: его нужно было найти в списке и запустить восстановление. У некоторых пользователей накопилось по несколько бэкапов за годы работы – все их нужно было объединить в новом ящике.
  • Сделать бэкап восстановленного ящика с помощью Veeam.

В день инженеру, ответственному за проект, удавалось восстановить два-три ящика.

Экономической целесообразности проекта способствовало относительно небольшое количество ящиков в нашей корпоративной иерархии. Для крупной корпорации со штатом от 500 человек такой проект оказался бы значительно более трудоемким и, как следствие, дорогостоящим. В нашем случае, когда инженер занимался переносом ящиков в режиме дополнительной задачи, на задачу ушло 2,5 месяца. Для проекта такого профиля – это довольно долго.

В ходе проекта миграции Acronis подтвердил репутацию замкнутого на экосистеме своих решений вендора, с продуктами которого оперативную интеграцию в случае необходимости организовать непросто. Acronis предлагает конечное решение, не предусматривающее интеграции с Object Storage сторонних провайдеров.

Результаты, итоги, выводы

Но усилия того стоили.

Во-первых, мы оптимизировали пул сервисов для сотрудников: на один ИТ-инструмент в их практике стало меньше. Для восстановления почты используется тот же компонент, что и в решении Veeam Backup and Replication, что делает решение более удобным для наших инженеров. К тому же мы сами начали использовать решение, которое предоставляем нашим облачным клиентам, — действуем по принципу best practices для провайдеров.

Во-вторых, мы повысили прозрачность и производительность бизнес-процессов: в экосистеме Veeam намного проще управлять большим количеством зарезервированных ресурсов, и прогнозировать время, нужное для бэкапа. По нашим наблюдениям, в сравнении с прежним решением процесс восстановления ускорился приблизительно в два раза, а информативная шкала прогресса делает его также более предсказуемым.

В-третьих, нам стало доступно высокоточное, гранулярное восстановление данных из почты – вплоть до отдельного письма по целевому поисковому запросу без необходимости восстанавливать из архива всю переписку. При таком подходе мы можем мгновенно восстановить и извлечь любой фрагмент письма или отдельного вложения. Справедливости ради отметим, что Acronis тоже может восстанавливать отдельные письма, но письма он только пересылает, а опции экспорта в .pst у него нет. Это полезная функция, которая, к тому же, не требует доступа к ящику назначения, а просто экспортирует письмо в файл.

В-четвертых, решение Veeam универсально и может применяться для бэкапа не только почты, но и OneDrive, SharePoint и SharePoint Online.

Из других полезных итогов проекта стоит отметить получение бесценного опыта переноса резервных копий из Acronis на Veeam. Можно сказать, что этот проект стал отличной подготовкой к выполнению подобных задач для клиентов.

 

News and publications

You may also be interested in

Write to us

How we optimized customer data center management

Data center is a complex IT and engineering object, which requires professionalism at all levels of management: from managers to technical specialists and executors of maintenance works. Here's how we helped our client put operational management in corporate data centers in order.
 

Taras Chirkov, Head of Data Center in St. Petersburg  in St. Petersburg 

Konstantin Nagorny, chief engineer of data center in St. Petersburg.  in St. Petersburg 

Data center is a complex IT and engineering object, which requires professionalism at all levels of management: from managers to technical specialists and executors of maintenance works. Here's how we helped our client put operational management in corporate data centers in order.  

Management is in the lead 

The most advanced and expensive IT equipment will not bring the expected economic benefits if proper processes of engineering systems operation in the data center, where it is located, are not established.  

The role of reliable and productive data centers in today's economy is constantly growing along with the requirements for their uninterrupted operation. However, there is a big systemic problem on this front.  

A high level of "uptime" - failure-free operation of a data center without downtime - depends very much on the engineering team that manages the site. And there is no single formalized school of data center management.  

And there is no single formalized school of data center management.    

Nationwide  

In practice, the situation with the operation of data centers in Russia is as follows.  

Data centers in the commercial segment usually have certificates confirming their management competence. Not all of them do, but the very specifics of the business model, when a provider is responsible to the client for the quality of service, money and reputation in the market, obligates them to own the subject. 

The segment of corporate data centers that serve companies' own needs lags far behind commercial data centers in terms of operational quality. The internal customer is not treated as carefully as the external customer, not every company understands the potential of well-configured management processes. 

Finally, government departmental data centers - in this regard, they are often unknown territory due to their closed nature. An international audit of such facilities is understandably impossible. Russian state standards are just being developed.  

This all translates into a "who knows what" situation. "Diverse" composition of operation teams composed of specialists with different backgrounds, different approaches to the organization of corporate architecture, different views and requirements to IT departments.  

There are many factors that lead to this state of affairs, one of the most important is the lack of systematic documentation of operational processes. There are a couple of introductory articles by Uptime Institute which give an idea of the problem and how to overcome it. But then it's necessary to build the system by your own efforts. And not every business has enough resources and competence for that.  ⠀⠀  

Meanwhile, even a small systematization of management processes according to industry best practices always yields excellent results in terms of improving the resilience of engineering and IT systems.  

Case: through thorns to the relative order 

Let's illustrate by the example of an implemented project. A large international company with its own data center network approached us. The request was for help to optimize the management processes at three sites where IT systems and business-critical applications are deployed.  

The company had recently undergone an audit of its headquarters and received a list of inconsistencies with corporate standards with orders to eliminate them. We were brought in as a consultant for this as a bearer of industry competence: we have been developing our own data center management system and have been educating on the role of quality in operational processes for several years.  

Communication with the client's team began. The specialists wanted to get a well-established system of data center engineering systems operation, documented on the processes of monitoring, maintenance and troubleshooting. All this had to ensure optimization of the infrastructure component in terms of IT equipment continuity.  

And here began the most interesting part.  

Know thyself 

To assess the level of data centers in terms of compliance with standards, you need to know the exact requirements of the business to IT systems: what is the level of internal SLA, the allowable period of equipment downtime, etc.  

It became clear right away that the IT department did not know exactly what the business wanted. There were no internal criteria of service quality, no understanding of the logic of their own infrastructure.  

Colleagues simply had no idea what the permissible downtime for IT-related operations was, what the optimal system recovery time in case of a disaster was, or how the architecture of their own applications was structured. For example, we had to figure out whether a "crash" of one of the data centers would be critical to the application, or if there were no components affecting the application.  

Without knowing such things, it is impossible to calculate any specific operational requirements. The client recognized the problem and increased coordination between IT and the business to develop internal requirements and establish relationships to align operations.  

Once an understanding of the IT systems architecture was achieved, the team was able to summarize the requirements for operations, contractors, and equipment reliability levels.  

Improvements in the process 

Our specialists traveled to sites to assess infrastructure, read existing documentation, and checked the level of compliance of data center projects with actual implementation.  

Interviews with the responsible employees and their managers became a separate area of focus. They told what and how they do in different work situations, how the key processes of engineering systems' operation are arranged.  

After starting the work and getting acquainted with the specifics of the task the client "gave up" a little: we heard the request "just to write all the necessary documentation", quickly and without deep diving into the processes.  

However, proper optimization of data center "engineering" management implies the task to teach people to properly assess the processes and write unique documentation for them based on the specifics of the object.  

It is impossible to come up with a working document for a specific maintenance area manager - unless you work with him at the site continuously for several months. Therefore this approach was rejected: We found local leaders who were willing to learn themselves and lead their subordinates.  

Having explained the algorithm of documents creation, requirements to their contents and principles of instructions ecosystem organization, for the next six months we controlled the process of detailed writing of documentation and step-by-step transition of the personnel to work in a new way. 

This was followed by a phase of initial support for work on the updated regulations, which lasted one year in a remote format. Then we moved on to training and drills - the only way to put the new material into practice.  

What's been done 

In the process, we were able to resolve several serious issues.  

First of all, we avoided double documentation, which the client's employees feared. To this end, we combined in the new regulations the regulatory requirements applied to various engineering systems as standard (electrics, cooling, access control), with industry best practices, creating a transparent documentation structure with simple and logical navigation.   

The principle of "easy to find, easy to understand, easy to remember" was complemented by the fact that the new information was linked to the old experience and knowledge of the employees. 

Next, we reshuffled the staff of service engineers: several people turned out to be completely unprepared for the change. The resistance of some was successfully overcome in the course of the project through the demonstration of benefits, but a certain percentage of employees turned out to be untrained and unresponsive to new things.  

But we were surprised by the company's frivolous attitude to its IT infrastructure: from the lack of redundancy of critical systems to the chaos in the structure and management.  

In 1.5 years the engineering systems management processes have been pumped up to the level that allowed the company's specialists to successfully report "for quality" to the auditors from the headquarters.  

With the support of the operating component development pace the company will be able to pass any existing certification of data centers from leading international agencies.  

Summary 

In general, the prospects of consulting in the field of operational management of data centers, in our opinion, are the brightest.  

The process of digitalization of the economy and the public sector is in full swing. Yes, there will be a lot of adjustments in the launch of new projects and plans for the development of old ones, but this will not change the essence - the operation should be improved at least to improve the efficiency of already built sites.  

The main problem here: many managers do not understand what thin ice they are walking on, not paying proper attention to this point. The human factor is still the main source of the most unpleasant accidents and failures. And it needs to be explained.  

Government data center projects are also becoming more relevant now and require increased attention in terms of operations: the scope of government IT systems is growing. Here, too, the development and introduction of a system of standardization and certification of sites will be required.  

When the requirements to public data centers in Russia at the level of legislation will be reduced to a standard, it can be applied to commercial data centers, including for the placement of public IT resources.  

The work in this area is ongoing, we are participating in this process in consultation with the Ministry of Digital and by building competencies for teaching courses on data center operation at the ANO Data Center. There is not much experience on such tasks in Russia, and we believe that we should share it with colleagues and clients. 

Почтовый переезд: как мы меняли бэкап электронной почты с Acronis на Veeam

BEST, money transfer and payments operator

business challenge

The customer faced a technical issue with a persistent BGP session flag with Linxdatacenter hardware. We examined the problem and found out that one of customer’s hosts was under a DDoS attack.

Because of the distributed nature of the attack, traffic couldn’t be filtered effectively, and disconnecting the host from the external network wasn’t an option. The attack stopped after changes in the server configuration, but resumed the day after. A 5.5 Gbps attack overloaded the junctions with internet providers, affecting other Linx Cloud users. To mitigate the effects of the attack, we employed a dedicated DDoS protection service.

Solution

To ensure the continuous availability of resources hosted in Linx Cloud, we rerouted all the customer’s traffic through StormWall Anti-DDoS system. The attack was stopped within half an hour. To prevent future cyberattacks, we organized all connections to the customer’s resources through the StormWall network.

client:

BEST, money transfer and payments operator

business challenge

The customer faced a technical issue with a persistent BGP session flag with Linxdatacenter hardware. We examined the problem and found out that one of customer’s hosts was under a DDoS attack.

Because of the distributed nature of the attack, traffic couldn’t be filtered effectively, and disconnecting the host from the external network wasn’t an option. The attack stopped after changes in the server configuration, but resumed the day after. A 5.5 Gbps attack overloaded the junctions with internet providers, affecting other Linx Cloud users. To mitigate the effects of the attack, we employed a dedicated DDoS protection service.

Solution

To ensure the continuous availability of resources hosted in Linx Cloud, we rerouted all the customer’s traffic through StormWall Anti-DDoS system. The attack was stopped within half an hour. To prevent future cyberattacks, we organized all connections to the customer’s resources through the StormWall network.

Thank you for your inquiry, we will get back to you shortly!